Privacyverklaring

Privacyverklaring

1. Welke gegevens worden verzameld?

In het gegevensregister, lichten we toe welke gegevens precies worden verzameld en bewaard en op basis van welke rechtsgrond.

2. Waarom worden deze gegevens gebruikt?

Je persoonsgegevens worden door K.V. WESTMALLE verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van K.V. WESTMALLE (uitvoering overeenkomst/contractuele grond)
  • Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en andere communicatie (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidies (wettelijke verplichting)

Naast de gegevens die we verplicht dienen te verzamelen voor een inschrijving/aansluiting bij de sportfederatie, verzamelen we ook optionele gegevens voor het verbeteren van onze dienstverlening voor onze leden en betrokkenen. Zo gebruiken we bijvoorbeeld de contactgegevens om efficiënter met onze leden/ouders/contactpersonen en vrijwilligers te communiceren en proberen we zoveel mogelijk processen op basis van deze gegevens te automatiseren (bv betaling van het lidgeld, of de controle/bijwerking van persoonlijke gegevens door de leden zelf).

Mits toestemming, tonen we de naam en afbeelding van personen (individueel of in teamverband) op onze clubwebsite, digitale uitgangborden, in drukwerk, folders of nieuwsbrief. De clubwebsite (indien geactiveerd) is bereikbaar via www.kvkwestmalle.be en maakt deel uit van het SportiveCloud systeem.

3. Waar worden deze gegevens bewaard en hoe worden deze gegevens precies beveiligd?

K.V. WESTMALLE maakt gebruik van SportiveCloud (werkinstrument voor sportclubs).
Het betreft een (online) webtoepassing die uitsluitend met persoonlijke gebruikersnaam en paswoord, via een HTTPS verbinding kan worden gebruikt.
Het HTTPS protocol verzekert dat alle gegevens geëncrypteerd over het internet wordt verzonden.
De databank waarin alle gegevens worden bewaard bevindt zich in de cloud in een beveiligd datacenter en is slechts consulteerbaar via de toepassing SportiveCloud (IP firewall). Verbinden met deze gegevensbank op andere wijze is onmogelijk.

4. Wie heeft toegang tot deze gegevens?

Enkel personen die beschikken over een SportiveCloud account (gebruikersnaam en paswoord) én die gekoppeld zijn aan de club K.V. WESTMALLE. Bovendien ook hangt de toegankelijkheid van de gegevens af van de rechten/rollen die men binnen het SportiveCloud systeem heeft. Binnen K.V. WESTMALLE streven we ernaar om de toegang tot persoonsgegevens te beperken en slechts toe te kennen wanneer nodig voor een goede uitoefening van de toegewezen functie(s) binnen de club (bestuursleden, trainers, afgevaardigden, coördinatoren, systeembeheerders, ...).

5. Verstrekking aan derden

Persoonsgegevens kunnen aan derde partijen worden verstrekt indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven of hieronder beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van volgende derde partijen (verwerker):

  • Microsoft, Combell en Project 01: het verzorgen van de internet omgeving (webhosting) en van de IT-infrastructuur (netwerk, ...)
  • SportiveCloud/Project 01: het (uit)bouwen, onderhouden van het SportiveCloud platform
  • SportiveCloud/Project 01: het ondersteunen en begeleiden van sportclubs inzake ledenbeheer, websitebeheer en platform integratie
  • Mailchimp/campaignmonitor/andere nieuwsbrief software: het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen
  • Sendgrid: het versturen van (systeem)mails via de SportiveCloud toepassing (account creatie, account reset, vraag om update/controle van gegevens, ...)
  • Spryng: het versturen van SMS berichten
  • Google (maps): het verstrekken van geografische data (locaties/afstanden/route) op basis van adresgegevens
  • De Sportfederatie waarbij onze club/onze leden zijn aangesloten

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

6. Hoe lang worden gegevens bewaard?

Gegevens worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk. Gegevens van personen die niet meer actief betrokken zijn bij de clubwerking, worden met regelmaat verwijderd. Met het oog op sportieve evaluatie, statistiek en bijsturing, worden sportieve gegevens historisch bijgehouden.

7. Jouw rechten omtrent jouw gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

8. Vragen of klachten

Mocht je een vraag of klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met K.V. WESTMALLE op te nemen:

e-mail:
telefoon:

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

9. Wijziging privacyverklaring

K.V. WESTMALLE kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De meest recente versie is beschikbaar op www.kvkwestmalle.be.


Gegevensregister

Voor een goede clubwerking, verzamelen wij persoonsgegevens van onze leden, familie/contactpersonen van onze leden, bestuursmedewerkers, personeel en vrijwilligers.
Voor elk van deze personen kunnen, gegroepeerd per verwerkingsgrond, volgende gegevens worden verzameld:

Contractuele grond:

  • Achternaam
  • Voornaam
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Rijksregisternr
  • Nationaliteit
  • Woonplaats: straat + huisnr, postcode en plaats

Gerechtvaardigd belang:

  • Lidnummer
  • Extern nummer (vrij veld voor koppeling met eventueel externe systemen)
  • Contactgegevens: telefoon, gsm, e-mailadres
  • Relaties met andere personen (voor het bepalen van gezin/familie/contactpersonen)
  • Taal
  • Link met teams waarvan de betrokken persoon deel uitmaakt, indien van toepassing
  • Link met (werk)groepen waarvan deze persoon deel uitmaakt, indien van toepassing
  • Vrije notitie (bv nuttige info ingeval van co-ouderschap, medisch dossier/informatie)
  • Datum laatste bijwerking gegevens
  • Datum laatste uitnodiging voor het bijwerken van gegevens

Toestemming:

  • Afbeelding
  • Indicatie (ja/neen) voor weergave op publieke clubwebsite

Onze sponsors